Налоговая проверка должна что-то проверять. Тавтология? Нет, это очень важно. Контрольные мероприятия, запросы, уведомления, требования, допросы, осмотры, выемки, экспертизы. Какой-то детектив. Все это реалии налогового контроля. Все это начинается после работы с документами. Не зря современная выездная налоговая проверка когда-то называлась «документальной проверкой организации, предприятия, объединения». Документы для выездной налоговой проверки. Вопросы, о которых нужно задуматься.
Когда начинается выездная налоговая проверка, всегда возникает множество вопросов. Как представлять документы для ее проведения. Вопросы от том, каким способом передавать документы по требованиям налоговой инспекции (бумага, ТКС), какие документы она имеет право требовать, а какие нет, и какая существует ответственность за неисполнение (несвоевременное исполнение) требований налоговиков, получили уже широкое освещение в различных публикуемых материалах.
Исходя из действительной практики налоговой работы, хотелось бы остановиться на некоторых дополнительных нюансах, связанных с взаимодействием между налоговым органом и налогоплательщиком после вынесения решения о проведении выездной налоговой проверки. Как и где в действительности проверяются документы, если началась выездная налоговая проверка – вопрос, заслуживающий отдельного внимания.
НА ОСНОВАНИИ КАКИХ ДОКУМЕНТОВ ПРОВОДИТСЯ НАЛОГОВОВАЯ ПРОВЕРКА?
Выездная налоговая проверка проводится на основании подлинников документов финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика (первичные документы), а также регистров бухгалтерского и налогового учета. Налоговый орган имеет право требовать представления дополнительных документов и информации по деятельности проверяемого лица, даже если они и непосредственно не относятся к ведению бухгалтерского и налогового учета.
Согласно требованиям статьи 89 НК РФ (пункт 1) выездная проверка проводится на территории налогоплательщика. Но этой же нормой предусмотрено и исключение из такого порядка. Если налогоплательщик не может предоставить помещения для проведения проверки, она (проверка) будет проводиться по месту нахождения налогового органа.
Документы по требованию налогового органа в ходе проведения налоговой проверки, согласно статьи 93 НК РФ (пункт 2) представляются в виде заверенных копий. Этот порядок закреплен также Приказом ФНС России от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@ с внесенными в него изменениями и дополнениями (Приложение № 18: Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе).
Письмом ФНС России от 15.01.2019г. № ЕД-4-2/356@ рекомендована форма Уведомления о необходимости обеспечения ознакомления с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. В этом уведомлении налогоплательщику предлагается по своему выбору предоставить возможность ознакомиться с документами по своей деятельности должностным лицам налогового органа, указанным в решении о проведении проверки либо на территории налогового органа, либо в своих помещениях. Также этим уведомлением налогоплательщик предупреждается, что в случае непредставления документов для проверки он может быть привлечен к административной ответственности, а документы в порядке статей 93, 94 НК РФ истребованы или изъяты.
Также письмом от 15.01.2019 г. № ЕД-4-2/356@ рекомендована форма Уведомления о проведении выездной налоговой проверки по месту нахождения налогового органа. И в этом уведомлении должны быть указаны обстоятельства, свидетельствующие об отсутствии у проверяемого лица возможности предоставить для проверки помещение. Как предусмотрено налоговым законодательством, проведение проверки на территории налогового органа поставлено в зависимость исключительно от возможности налогоплательщика предоставить помещения для проверяющих.
ПРОВЕРКА НА ТЕРРИТОРИИ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА
Если проверка проводится, как предусмотрено законом, в предоставленных налогоплательщиком помещениях, проверяющие получают в свое распоряжение все документы деятельности, а если считают необходимым получить копии некоторых из них, для приобщения к материалам проверки выставляют письменные требования.
Когда-то в такой ситуации организациями, столкнувшимися с выездной проверкой, применялись две самые распространенные стратегии поведения. Либо представлялось максимальное количество малоинтересных проверяющим документов в максимально большом объеме, и поиск действительно необходимой информации во всей «макулатуре» затруднялся. Либо, наоборот, документы представлялись малыми партиями, с постоянными объяснениями отлучек главного бухгалтера и прочих затруднений. В обоих случаях процесс проверки усложнялся и затягивался. Такие линии поведения, как правило, приводили только лишь к затягиванию времени и созданию конфликтных ситуаций.
ПРОВЕРКА НА ТЕРРИТОРИИ НАЛОГОВОЙ ИНСПЕКЦИИ
Сегодняшняя практика проведения проверок показывает, что возможность у налогоплательщика предоставить помещение имеется, а с документами инспектора все же хотят знакомиться на своей территории. Так им удобней по следующим причинам:
Есть возможность в течении рабочего дня проводить параллельно не одну проверку;
Есть возможность, проводя проверки, анализировать всю имеющуюся у налогового органа информацию, содержащуюся в информационных ресурсах и поступившую из различных источников;
Есть возможность, не теряя время, проводить контрольные мероприятия, рассылая по системе налоговых органов соответствующие электронные поручения;
Представители проверяемого налогоплательщика не смогут каким-либо способом услышать, что именно намереваются предпринять налоговики в ходе проверки;
Для предотвращения конфликтных и неоднозначных ситуаций при получении пояснений от представителей организации по документам и обстоятельствам деятельности проверяемого лица инспекторам спокойнее это сделать на своей территории.
Если проверка проводится на территории налоговой инспекции, нужно ли ожидать визит проверяющих в офис компании ?
Конечно, сотрудники налоговой инспекции обязательно посетят помещения налогоплательщика для того, что бы увидеть, где и как осуществляется деятельность, где хранятся документы, где располагается руководство и бухгалтерия, находятся серверные станции и складские помещения. Но этот интерес, скорее всего, будет связан с подготовкой вероятных в дальнейшем контрольных мероприятий (допросов, осмотров, выемок). Где фактически располагается объект проверки, постараются выяснить еще до начала проверки и, скорее всего, нанесут визит для вручения решения о проведении выездной налоговой проверки.
Если налоговики хотят проверять у себя на рабочем месте, а основания для этого у них отсутствуют, (помещения для проверки у проверяемого лица есть), возникает сразу несколько вопросов:
1) Стоит ли настаивать на проведении проверки подлинников документов только на территории организации и жаловаться на инспекторов.
Плюсы: можно добиться проведения проверки в своих помещениях, упростив процесс подготовки и представления документов. При наличии возможности можно на время проверки арендовать отдельные офисные помещения, что бы деятельность компании не велась на глазах у налоговых инспекторов.
Минусы: можно спровоцировать выемку документов или выставление письменного требования о представлении копий всех документов финансово-хозяйственной деятельности. Также некоторым организациям может быть не полезно постоянное долговременное присутствие проверяющих в их помещениях и на их территориях.
2) Не спорить. После получения решения о проведении выездной налоговой проверки устно согласовать с инспекторами, какие именно они хотят получить документы. Ведь проверка должна использовать подлинники документов. А по требованию в рамках статьи 93 Налоговый кодекс РФ проверяющие могут запросить только их копии. Если документы намеренно не скрываются, по письменному требованию запрашиваются копии только тех документов, которые интересны проверяющим, а не копии со всего объема документов.
Плюсы: Скорее всего, в первую очередь подготовить придется основные карточки счетов бухгалтерского учета, общие оборотно-сальдовые ведомости по годам или кварталам, книги продаж и покупок, налоговые регистры. Первичку (так как вся она не нужна инспекторам) передавать уже в заверенных копиях по отдельно выставляемым требованиям.
Представляя по согласованию с инспекторами частями копии регистров и документов, можно понять, какие направления их интересуют, что-либо исправить и доработать.
Минусы: требуются существенные затраты и усилия (особенно при большом количестве операций за проверяемые периоды). Еще у налоговиков всегда будут иметься основания для выемки подлинников документов в офисе компании. При таком мероприятии могут забрать не только документы, о которых налоговикам известно, но и какие-то дополнительные материалы и предметы (компьютерную технику). В любом случае изымут больше, чем можно представить добровольно.
3) Если не спорить, то стоит ли представлять для проверки все первичные документы в подлинниках в налоговый орган, оформив факт их передачи сопроводительным письмом и реестрами передаваемых документов.
Плюсы: не возникнет конфликтная ситуация с претензиями в намеренном сокрытии документов от проверки. Проверяющие некоторое время беспокоить требованиями и вопросами не будут.
Минусы: будет упущена хоть какая-то возможность быть в курсе хода проверки и при необходимости вносить коррективы в документы деятельности.
Ошибки при представлении документов по требованию налогового органа
Подтверждением передачи документов может являться регистрация в канцелярии налоговой инспекции сопроводительного письма и реестров с прилагаемыми документами. Проставление отметок с входящими номерами на этом письме или на реестрах. При большом количестве документов могут возникнуть затруднения в канцелярии налогового органа.
Передавать документы по реестрам, непосредственно проверяющим под роспись не рекомендуется. Надо помнить, что когда-нибудь документы нужно будет забирать назад, а состав проверяющей группы может измениться, например, в связи с увольнением предыдущих проверяющих. При наличии регистрации в канцелярии ответственность за документы в целом на инспекции, а личный прием документов — это личная ответственность проверяющего. Если речь идет о копиях, не так уж и страшно, а если о подлинниках, то стоит задуматься.
Передав проверяющим единым объемом подлинники всех документов за проверяемый период, можно не обратить внимание, что в некоторых из них содержаться неисправленные ошибки или некорректные исправления, а также непредназначенные для постороннего глаза пометки. Бывает так, что в общей «куче» к проверяющим попадают документы, которые лучше бы им и не видеть, а понимание этого приходит гораздо позже. Помощь в предоставлении документов в налоговую.
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА НАС В ТЕЛЕГРАМ И ВКОНТАКТЕ
